Penggunaan perangkat Internet of Things atau IoT semakin luas dalam kegiatan bisnis. Perusahaan dapat menggunakan GPS tracker untuk memantau kendaraan, sensor untuk membaca kondisi lingkungan, smart meter untuk mengumpulkan data penggunaan, perangkat telemetri untuk memonitor mesin, hingga berbagai perangkat lain yang perlu mengirimkan data melalui jaringan seluler.
Berbeda dengan smartphone karyawan, banyak perangkat IoT tidak membutuhkan kuota internet yang terlalu besar. Sebuah perangkat mungkin hanya mengirimkan data berukuran kecil secara berkala ke server.
Namun, tantangannya muncul ketika jumlah perangkat bertambah.
Mengelola 10 kartu SIM tentu berbeda dengan mengelola 1.000 atau bahkan puluhan ribu kartu. Perusahaan tidak hanya perlu memikirkan harga paket, tetapi juga masa aktif, pembayaran, monitoring penggunaan, status SIM, pengisian ulang, rekonsiliasi, dan bagaimana menangani perangkat yang tiba-tiba kehilangan konektivitas.
Salah satu keputusan yang kemudian perlu dipertimbangkan adalah menggunakan paket data IoT prabayar atau pascabayar.
Keduanya dapat digunakan untuk kebutuhan perusahaan. Tidak ada satu pilihan yang otomatis lebih baik untuk seluruh jenis bisnis.
Pilihan yang tepat bergantung pada jumlah perangkat, pola penggunaan data, lokasi operasional, kebutuhan administrasi, kemampuan monitoring, model pembayaran, hingga seberapa penting konektivitas perangkat terhadap kegiatan perusahaan.
Pahami Perbedaan Dasar Prabayar dan Pascabayar
Pada skema prabayar, perusahaan pada dasarnya menyiapkan layanan atau paket terlebih dahulu sebelum digunakan sesuai ketentuan produk yang dipilih.
Ketika masa aktif atau paket selesai, perusahaan perlu melakukan pengisian atau perpanjangan kembali.
Sementara pada skema pascabayar, penggunaan layanan umumnya masuk ke dalam mekanisme tagihan sesuai paket, kontrak, dan ketentuan yang disepakati dengan penyedia.
Untuk penggunaan pribadi, perbedaannya mungkin terlihat sederhana.
Namun, dalam implementasi IoT perusahaan, dampaknya dapat menjadi lebih luas.
Perusahaan perlu mempertimbangkan bagaimana ratusan atau ribuan SIM tersebut dikelola sebagai satu bagian dari infrastruktur operasional.
Jangan Menentukan Pilihan Hanya Berdasarkan Harga Paket
Kesalahan yang cukup mudah terjadi adalah membandingkan dua pilihan hanya berdasarkan harga.
Misalnya:
Prabayar terlihat lebih murah per kartu.
Pascabayar terlihat sedikit lebih mahal.
Kemudian perusahaan langsung memilih prabayar.
Padahal biaya konektivitas IoT tidak hanya berasal dari harga paket.
Ada pekerjaan administratif.
Ada waktu tim untuk melakukan pengisian.
Ada proses pengecekan.
Ada risiko kartu tidak diperpanjang.
Ada rekonsiliasi.
Ada support ketika perangkat offline.
Ada potensi kunjungan teknisi jika masalah tidak dapat diselesaikan dari jarak jauh.
Karena itu, perusahaan sebaiknya menghitung total biaya pengelolaan, bukan hanya harga paket.
Mulailah dari Jumlah Perangkat
Jumlah perangkat menjadi salah satu faktor penting.
Jika perusahaan baru menjalankan pilot dengan 20 GPS tracker, pengelolaan secara prabayar mungkin masih cukup sederhana.
Tim dapat mempunyai daftar nomor.
Jadwal pengisian dapat dibuat.
Status transaksi dapat diperiksa.
Namun, bayangkan jumlahnya menjadi 5.000 perangkat.
Jika pengelolaan tidak mempunyai sistem yang baik, pekerjaan yang awalnya sederhana dapat berubah menjadi beban operasional.
Perusahaan perlu mengetahui SIM mana yang aktif, mana yang harus diperpanjang, mana yang sudah tidak digunakan, mana yang gagal diisi, dan mana yang digunakan pada perangkat tertentu.
Pada skala besar, kemampuan pengelolaan menjadi sama pentingnya dengan harga paket.
Prabayar Memberikan Kontrol Pengeluaran yang Cukup Jelas
Salah satu karakteristik prabayar adalah perusahaan dapat menentukan paket yang dibeli terlebih dahulu.
Hal ini dapat memberikan kontrol biaya yang relatif mudah dipahami.
Misalnya perusahaan mempunyai 500 perangkat dengan kebutuhan paket tertentu.
Perusahaan dapat menghitung kebutuhan berdasarkan jumlah perangkat aktif.
Jika terdapat perangkat yang sudah dihentikan operasionalnya, perusahaan dapat menghentikan pengisian sesuai prosedur yang dibuat.
Model seperti ini dapat menarik bagi perusahaan yang jumlah perangkatnya sering berubah atau masih berada pada tahap pengembangan.
Prabayar Dapat Cocok untuk Tahap Pilot
Sebelum memasang IoT dalam jumlah besar, perusahaan sebaiknya melakukan pengujian.
Misalnya perusahaan ingin menggunakan GPS tracker pada armada.
Daripada langsung memasang ribuan unit, beberapa perangkat digunakan terlebih dahulu.
Tim dapat menguji:
- Kualitas jaringan pada rute operasional.
- Konsumsi data aktual.
- Stabilitas perangkat.
- Konfigurasi APN.
- Mekanisme reconnect.
- Komunikasi perangkat dengan server.
- Kebutuhan kuota per bulan.
Pada tahap seperti ini, fleksibilitas sering lebih penting daripada administrasi skala besar.
Setelah penggunaan aktual diketahui, perusahaan mempunyai dasar lebih baik untuk menentukan model konektivitas berikutnya.
Tantangan Prabayar Muncul pada Pengelolaan Masa Aktif
Untuk perangkat IoT, masalah tidak selalu terjadi karena kuota habis.
Masa layanan juga perlu diperhatikan.
Sebuah sensor mungkin menggunakan data sangat sedikit.
Kuotanya masih tersedia.
Namun, jika layanan yang digunakan sudah melewati masa berlaku sesuai ketentuannya, konektivitas dapat terganggu.
Karena itu, perusahaan yang menggunakan prabayar membutuhkan jadwal pengelolaan yang jelas.
Jangan menunggu perangkat offline baru melakukan pengecekan.
Lebih baik perusahaan mengetahui terlebih dahulu kartu mana yang perlu mendapatkan pengisian atau perpanjangan.
Jangan Mengandalkan Ingatan untuk Mengelola SIM
Untuk lima perangkat, seseorang mungkin masih dapat mengingat nomor kartu.
Untuk 500 perangkat, cara tersebut tidak lagi realistis.
Buat master data.
Contohnya:
Device ID | Nomor SIM | Operator | Jenis Perangkat | Lokasi/Armada | Paket | Jadwal Pengisian | Status SIM | Last Online | PIC | Keterangan
Device ID penting karena nomor SIM bukan satu-satunya identitas perangkat.
Kartu dapat diganti.
Perangkat dapat dipindahkan.
Armada dapat berubah.
Dengan Device ID, histori lebih mudah ditelusuri.
Pisahkan Master SIM dan Riwayat Pengisian
Master data menunjukkan kondisi terbaru.
Riwayat pengisian menunjukkan apa yang sudah dilakukan.
Keduanya sebaiknya tidak dicampur.
Contoh riwayat:
Tanggal | Device ID | Nomor SIM | Produk | Nominal/Biaya | ID Transaksi | Status | Keterangan
Ketika terdapat perangkat offline, tim dapat memeriksa apakah paket sudah pernah diisi, kapan transaksi dilakukan, dan bagaimana status akhirnya.
Data tersebut sangat membantu proses troubleshooting.
Perhatikan Transaksi Pending pada Sistem Prabayar
Jika perusahaan melakukan pengisian paket dalam jumlah besar, status transaksi perlu diperhatikan.
Misalnya terdapat 2.000 kartu yang diproses.
Hasilnya:
1.950 sukses.
35 pending.
15 gagal.
Jangan menganggap seluruh 2.000 kartu sudah selesai hanya karena permintaan transaksi sudah dikirim.
Sebanyak 50 kartu masih membutuhkan perhatian.
Khusus transaksi pending, jangan terburu-buru melakukan transaksi ulang sebelum status sebelumnya jelas.
Jika transaksi pertama kemudian berhasil sementara transaksi kedua juga diproses, perusahaan berpotensi melakukan pembelian yang tidak diperlukan.
Rekonsiliasi Menjadi Penting untuk Prabayar Skala Besar
Setelah pengisian massal, lakukan rekonsiliasi.
Bandingkan jumlah perangkat aktif dengan hasil transaksi.
Misalnya perusahaan mempunyai 3.000 perangkat yang seharusnya mendapatkan paket.
Maka tim harus dapat menjelaskan status seluruh 3.000 perangkat tersebut.
Bukan hanya 2.970 yang sukses.
Tiga puluh sisanya juga harus mempunyai status jelas.
Apakah pending?
Gagal?
Nomor sudah tidak aktif?
Perangkat sudah tidak digunakan?
Data salah?
Pendekatan seperti ini membuat pengelolaan prabayar lebih terkontrol.
Pascabayar Dapat Menyederhanakan Administrasi pada Kondisi Tertentu
Ketika jumlah perangkat semakin besar, perusahaan dapat mulai mempertimbangkan skema pascabayar atau layanan konektivitas yang memang dirancang untuk kebutuhan bisnis dan IoT.
Salah satu alasan utamanya adalah administrasi.
Daripada melakukan pembelian paket secara individual berulang kali, perusahaan dapat mempunyai mekanisme penagihan yang lebih terpusat sesuai layanan yang disepakati.
Bagi perusahaan dengan ribuan perangkat aktif secara konsisten, penyederhanaan administrasi dapat mempunyai nilai yang cukup besar.
Namun, detail fasilitas pascabayar dapat berbeda antar penyedia.
Karena itu, jangan menganggap seluruh layanan pascabayar mempunyai mekanisme yang sama.
Pascabayar Tetap Membutuhkan Monitoring
Menggunakan pascabayar bukan berarti perusahaan dapat berhenti memantau SIM.
Perangkat yang sudah tidak digunakan tetapi SIM-nya masih tercatat dalam layanan dapat tetap menimbulkan biaya sesuai skema yang berlaku.
Karena itu, perusahaan tetap membutuhkan master data.
Status perangkat harus diperbarui.
Jika sebuah GPS tracker rusak dan tidak lagi digunakan, tim perlu mengetahui apa yang terjadi dengan SIM di dalamnya.
Apakah dipindahkan?
Dinonaktifkan?
Diganti?
Masih aktif?
Administrasi yang baik tetap diperlukan pada kedua model.
Perhatikan Pola Penggunaan Data
Tidak semua IoT menggunakan data dengan pola yang sama.
Ada sensor yang menggunakan data sangat sedikit.
Ada tracker yang mengirim lokasi secara rutin.
Ada perangkat yang mengirim telemetri.
Ada perangkat yang sesekali melakukan sinkronisasi lebih besar.
Karena itu, sebelum menentukan prabayar atau pascabayar, ukur konsumsi aktual.
Ambil sampel perangkat.
Pantau selama beberapa minggu atau beberapa bulan.
Hitung penggunaan rata-rata.
Kemudian perhatikan juga perangkat dengan penggunaan paling tinggi.
Jangan hanya menggunakan angka rata-rata karena dapat menyembunyikan variasi.
Jangan Membeli Kuota Terlalu Besar Hanya untuk Merasa Aman
Jika sebuah perangkat hanya menggunakan data kecil, memberikan kuota berkali-kali lipat lebih besar belum tentu memberikan manfaat.
Sensor tidak bekerja lebih baik hanya karena mempunyai kuota 20 GB.
Untuk IoT dengan pemakaian rendah, masa aktif, stabilitas jaringan, pengelolaan SIM, dan kemudahan monitoring sering lebih penting dibandingkan jumlah kuota yang sangat besar.
Sediakan ruang yang wajar untuk variasi penggunaan, tetapi tetap berdasarkan data.
Perhatikan Perangkat yang Menggunakan Data Tidak Normal
Monitoring konsumsi juga dapat membantu menemukan anomali.
Misalnya sebagian besar perangkat menggunakan 100 MB per bulan.
Tiba-tiba satu perangkat menggunakan 2 GB.
Kondisi tersebut perlu diperiksa.
Mungkin konfigurasi berubah.
Mungkin perangkat terus melakukan retry.
Mungkin terdapat update.
Mungkin terdapat proses lain yang tidak seharusnya terjadi.
Dengan monitoring, perusahaan tidak hanya mengontrol biaya tetapi juga dapat menemukan masalah teknis lebih cepat.
Pascabayar Perlu Mempunyai Kontrol Penggunaan
Salah satu hal yang perlu diperhatikan pada skema pascabayar adalah bagaimana penggunaan berlebih ditangani.
Perusahaan perlu memahami struktur layanan yang ditawarkan.
Tanyakan:
Apakah terdapat paket tetap?
Bagaimana jika penggunaan melewati batas?
Apakah terdapat notifikasi?
Apakah tersedia limit?
Bagaimana melihat penggunaan setiap SIM?
Apakah SIM dapat dinonaktifkan dari sistem?
Apakah terdapat dashboard?
Bagaimana laporan penggunaan diberikan?
Pertanyaan tersebut penting agar kemudahan pascabayar tidak berubah menjadi biaya yang sulit dikontrol.
Perhatikan Kemudahan Aktivasi dan Penonaktifan SIM
Bisnis dapat berubah.
Armada bertambah.
Sensor dipasang.
Proyek selesai.
Perangkat rusak.
Unit dipindahkan.
Karena itu, perusahaan perlu memahami bagaimana proses aktivasi dan penonaktifan dilakukan.
Pada skala kecil, perubahan beberapa kartu tidak terlalu merepotkan.
Pada skala besar, proses administrasi yang lambat dapat menjadi masalah.
Tanyakan bagaimana perusahaan dapat mengelola lifecycle SIM sejak pertama kali digunakan hingga tidak lagi dibutuhkan.
Kualitas Jaringan Tetap Menjadi Faktor Utama
Prabayar atau pascabayar tidak akan menyelesaikan masalah jika jaringan di lokasi perangkat tidak sesuai.
Untuk IoT yang dipasang secara permanen, lakukan pengujian pada lokasi sebenarnya.
Untuk GPS tracker atau perangkat bergerak, lakukan pengujian pada rute operasional.
Jangan menentukan operator hanya berdasarkan pengalaman menggunakan smartphone di kantor.
Kondisi jaringan dapat berbeda berdasarkan lokasi, bangunan, rute, perangkat, teknologi modem, dan faktor lainnya.
Periksa Kompatibilitas Perangkat
Selain paket, perusahaan juga perlu memastikan perangkat mendukung teknologi jaringan yang akan digunakan.
Perhatikan modem.
Teknologi seluler.
Frekuensi yang didukung.
SIM.
APN.
Konfigurasi jaringan.
Sebuah paket yang secara komersial terlihat menarik tidak akan banyak membantu jika perangkat mempunyai masalah kompatibilitas.
Karena itu, keputusan konektivitas sebaiknya melibatkan tim operasional dan teknis.
Hitung Total Cost of Ownership
Untuk membandingkan prabayar dan pascabayar, buat perhitungan yang lebih lengkap.
Jangan hanya:
Harga paket × jumlah SIM
Masukkan juga:
Biaya konektivitas
Harga paket atau biaya layanan.
Biaya administrasi
Waktu yang dibutuhkan untuk mengelola kartu.
Biaya sistem
Dashboard atau platform jika ada biaya tambahan.
Biaya support
Waktu untuk menangani masalah konektivitas.
Biaya kunjungan teknisi
Terutama jika perangkat tersebar jauh.
Biaya downtime
Jika perangkat mempunyai fungsi penting bagi operasional.
Pendekatan ini memberikan gambaran yang lebih realistis.
Prabayar Dapat Cocok untuk Perusahaan yang Membutuhkan Fleksibilitas
Secara umum, prabayar dapat dipertimbangkan ketika jumlah perangkat masih relatif mudah dikelola atau jumlah perangkat aktif sering berubah.
Misalnya proyek IoT bersifat sementara.
Perusahaan sedang melakukan pilot.
Perangkat dipasang untuk pelanggan yang dapat aktif dan berhenti pada waktu berbeda.
Perusahaan juga mungkin sudah mempunyai sistem otomatis untuk melakukan pengisian dan rekonsiliasi sehingga pengelolaan ribuan kartu prabayar tetap dapat dilakukan secara efisien.
Artinya, skala besar tidak otomatis membuat prabayar menjadi pilihan yang buruk.
Kemampuan sistem internal sangat menentukan.
Pascabayar Dapat Menarik untuk Armada Perangkat yang Stabil
Sebaliknya, pascabayar dapat dipertimbangkan ketika perusahaan mempunyai jumlah perangkat yang cukup stabil dan membutuhkan administrasi yang lebih terpusat.
Misalnya perusahaan mempunyai ribuan smart meter yang terus beroperasi.
Perangkat digunakan jangka panjang.
Pola konsumsi relatif dapat diprediksi.
Finance membutuhkan tagihan yang lebih terstruktur.
Tim operasional membutuhkan monitoring SIM secara terpusat.
Dalam kondisi tersebut, layanan pascabayar yang sesuai kebutuhan perusahaan dapat memberikan kemudahan.
Namun, perusahaan tetap harus membandingkan kontrak, mekanisme penggunaan, dukungan, dan total biayanya.
Perusahaan Tidak Harus Memilih Satu Model untuk Semua Perangkat
Ini juga penting.
Perusahaan dapat mempunyai kebutuhan yang berbeda.
Misalnya perangkat produksi menggunakan skema pascabayar karena harus beroperasi jangka panjang.
Sementara perangkat pilot menggunakan prabayar.
Perangkat proyek sementara menggunakan model berbeda.
Backup connectivity juga dapat mempunyai pendekatan tersendiri.
Tidak ada kewajiban bahwa seluruh SIM harus mempunyai model pembayaran yang sama.
Yang penting, jangan membuat variasi terlalu banyak sampai administrasinya menjadi sulit.
Buat Kategori Perangkat
Untuk membantu menentukan model yang sesuai, perusahaan dapat mengelompokkan perangkat berdasarkan karakteristiknya.
Misalnya:
Perangkat Permanen
Beroperasi jangka panjang dan mempunyai lokasi tetap.
Perangkat Bergerak
Digunakan pada kendaraan atau aset bergerak.
Perangkat Proyek
Digunakan untuk periode tertentu.
Perangkat Pilot
Masih dalam tahap pengujian.
Perangkat Backup
Digunakan ketika konektivitas utama mengalami masalah.
Setiap kategori dapat mempunyai kebutuhan konektivitas berbeda.
Jangan Mengubah Ribuan SIM Sekaligus Tanpa Pilot
Jika perusahaan sedang mempertimbangkan berpindah dari prabayar ke pascabayar atau sebaliknya, lakukan pengujian terlebih dahulu.
Pilih beberapa perangkat.
Bandingkan selama periode tertentu.
Perhatikan konsumsi.
Stabilitas.
Administrasi.
Kemudahan monitoring.
Kualitas support.
Biaya.
Jumlah insiden.
Kemudian gunakan data tersebut untuk menentukan apakah perubahan layak diterapkan lebih luas.
Pilot dapat mencegah perusahaan membuat keputusan besar berdasarkan asumsi.
Pastikan Ada PIC yang Bertanggung Jawab
Salah satu masalah dalam pengelolaan IoT adalah tanggung jawab yang tersebar.
Tim IT mengira SIM dikelola operasional.
Operasional mengira finance yang memperpanjang.
Finance hanya menerima tagihan.
Akhirnya ketika perangkat offline, semua pihak baru melakukan pengecekan.
Tentukan PIC.
Tidak harus satu orang mengerjakan semuanya.
Namun, harus jelas siapa yang bertanggung jawab terhadap data SIM, siapa yang menangani pembayaran, siapa yang memonitor perangkat, dan siapa yang menghubungi penyedia ketika terjadi masalah.
Buat Evaluasi Bulanan
Baik menggunakan prabayar maupun pascabayar, lakukan evaluasi secara berkala.
Perusahaan dapat melihat:
- Jumlah SIM aktif.
- Jumlah perangkat aktif.
- Konsumsi data rata-rata.
- SIM dengan penggunaan tidak normal.
- Jumlah perangkat offline.
- Penyebab perangkat offline.
- Biaya konektivitas.
- Biaya rata-rata per perangkat.
- SIM yang sudah tidak digunakan.
- Masalah jaringan berdasarkan lokasi.
- Kualitas layanan penyedia.
Dari data tersebut, perusahaan dapat terus memperbaiki pengelolaan konektivitas.
Pilih Berdasarkan Cara Perusahaan Mengelola IoT
Paket data IoT prabayar atau pascabayar pada akhirnya bukan sekadar pilihan metode pembayaran.
Keduanya berkaitan dengan bagaimana perusahaan mengelola seluruh lifecycle perangkat.
Prabayar dapat memberikan fleksibilitas dan kontrol pembelian yang cukup jelas. Model ini dapat cocok untuk tahap pilot, proyek tertentu, jumlah perangkat yang berubah-ubah, maupun perusahaan yang sudah mempunyai sistem pengisian dan rekonsiliasi sendiri.
Pascabayar dapat memberikan kemudahan administrasi untuk penggunaan yang lebih stabil dan terpusat, terutama jika layanan penyedia mempunyai fitur pengelolaan yang sesuai kebutuhan perusahaan.
Namun, pascabayar tetap membutuhkan monitoring biaya dan status SIM.
Tidak ada pilihan yang otomatis paling cocok hanya karena perusahaan mempunyai banyak perangkat.
Sebelum menentukan keputusan, lihat penggunaan data aktual, jumlah SIM, karakter perangkat, lokasi operasional, kemampuan tim, kebutuhan finance, proses aktivasi dan penonaktifan, kualitas jaringan, fasilitas monitoring, serta total biaya pengelolaan.
Untuk perusahaan dengan kebutuhan yang beragam, kombinasi keduanya juga dapat dipertimbangkan.
Perangkat produksi dapat mempunyai pendekatan berbeda dengan perangkat pilot. Perangkat permanen dapat berbeda dengan perangkat proyek sementara.
Pada akhirnya, paket data IoT yang tepat bukan hanya yang mempunyai harga paling murah atau mekanisme pembayaran paling sederhana. Pilihan yang tepat adalah yang dapat menjaga perangkat tetap terhubung sesuai kebutuhan sekaligus membuat biaya, administrasi, monitoring, dan operasional tetap dapat dikontrol ketika jumlah perangkat terus bertambah.
Dengan master data yang rapi, monitoring penggunaan, rekonsiliasi, PIC yang jelas, pengujian jaringan, dan evaluasi berkala, perusahaan dapat menggunakan prabayar maupun pascabayar secara lebih terarah. Konektivitas kemudian tidak lagi dipandang sebagai sekadar membeli paket internet untuk sebuah kartu SIM, tetapi sebagai bagian dari infrastruktur yang mendukung operasional IoT perusahaan.
