Home » Blog » Kriteria Vendor Telekomunikasi untuk Procurement

Kebutuhan telekomunikasi di dalam perusahaan sering terlihat sederhana dari luar. Pulsa, paket data, nomor operasional, kartu SIM perangkat, layanan internet, dan paket roaming dianggap sebagai kebutuhan rutin yang tinggal dibeli ketika diperlukan.

Namun, bagi tim procurement, pengadaan layanan telekomunikasi memiliki tantangan yang lebih luas daripada sekadar mencari harga paling murah.

Perusahaan dapat memiliki puluhan hingga ribuan nomor yang digunakan oleh karyawan, tenaga lapangan, kendaraan operasional, modem, perangkat GPS, sistem keamanan, perangkat Internet of Things, hingga nomor layanan pelanggan. Setiap nomor dapat menggunakan provider, produk, masa aktif, dan pola penggunaan yang berbeda.

Jika vendor yang dipilih tidak memiliki sistem yang stabil, transaksi dapat tertunda. Jika laporannya tidak lengkap, bagian keuangan akan kesulitan melakukan rekonsiliasi. Jika perlindungan datanya lemah, daftar nomor karyawan dan perangkat perusahaan dapat digunakan oleh pihak yang tidak berkepentingan.

Karena itu, procurement perlu menilai vendor telekomunikasi secara menyeluruh.

Harga tetap penting, tetapi bukan satu-satunya dasar keputusan. Vendor yang baik harus mampu memberikan layanan yang stabil, laporan yang jelas, dukungan yang responsif, perlindungan data, dokumen yang lengkap, dan fleksibilitas sesuai perkembangan kebutuhan perusahaan.

Memahami Kebutuhan Sebelum Mencari Vendor

Langkah pertama bukan langsung meminta penawaran harga. Procurement perlu memahami kebutuhan internal terlebih dahulu.

Tanpa pemetaan yang jelas, perusahaan dapat memilih vendor yang terlihat murah tetapi sebenarnya tidak sesuai dengan operasional.

Beberapa pertanyaan yang perlu dijawab antara lain:

• Berapa jumlah nomor yang dikelola?
• Provider apa saja yang digunakan?
• Apakah pengisian dilakukan rutin?
• Apakah perusahaan membutuhkan pulsa atau paket data?
• Apakah terdapat perangkat GPS dan modem?
• Apakah karyawan sering melakukan perjalanan luar negeri?
• Apakah dibutuhkan paket roaming?
• Apakah pengisian dilakukan satu per satu atau massal?
• Apakah diperlukan API?
• Apakah vendor harus menyediakan invoice dan faktur pajak?
• Bagaimana pola pembayaran yang diinginkan?
• Apakah perusahaan membutuhkan dashboard?

Kebutuhan tersebut perlu dikelompokkan berdasarkan fungsi.

Nomor karyawan lapangan memiliki kebutuhan berbeda dengan perangkat GPS. Tim penjualan mungkin membutuhkan paket data besar, sedangkan nomor layanan pelanggan lebih banyak menggunakan pulsa telepon.

Dengan pemetaan yang tepat, procurement dapat menyusun spesifikasi yang lebih objektif.

Kelengkapan Produk dan Provider

Vendor telekomunikasi sebaiknya mampu menyediakan produk dari berbagai operator.

Perusahaan yang memiliki banyak karyawan biasanya tidak hanya menggunakan satu provider. Kondisi jaringan berbeda di setiap daerah, sehingga pemaksaan satu operator dapat mengganggu produktivitas.

Vendor yang baik idealnya mampu melayani kebutuhan seperti:

• Pulsa reguler
• Paket data
• Paket telepon
• Paket SMS
• Paket roaming
• Token listrik jika dibutuhkan
• Voucher digital
• Paket modem
• Paket GPS
• Produk perangkat IoT
• Nomor operasional

Procurement perlu memeriksa bukan hanya jumlah provider yang tersedia, tetapi juga kelengkapan produk pada setiap operator.

Sebuah vendor dapat mengaku melayani seluruh provider, tetapi pilihan paket datanya mungkin sangat terbatas.

Pastikan produk yang tersedia sesuai dengan kebutuhan aktual perusahaan, bukan hanya terlihat lengkap di dalam presentasi.

Stabilitas Transaksi

Stabilitas menjadi salah satu kriteria paling penting.

Dalam layanan telekomunikasi, transaksi tidak selalu langsung berhasil. Gangguan dapat terjadi dari sisi operator, supplier, jaringan, atau sistem vendor.

Namun, vendor harus memiliki sistem yang mampu:

• Menerima transaksi dengan baik
• Menampilkan status secara jelas
• Memperbarui status secara berkala
• Mencegah transaksi ganda
• Mengembalikan saldo jika gagal
• Memberikan nomor referensi
• Menyimpan riwayat transaksi
• Menangani volume besar

Sebelum menandatangani kerja sama, procurement sebaiknya meminta uji coba.

Lakukan transaksi pada beberapa nomor dan provider berbeda. Periksa apakah produk masuk sesuai pesanan, berapa lama prosesnya, dan bagaimana vendor menangani kegagalan.

Jangan menilai hanya dari demonstrasi sistem. Pengujian nyata memberikan gambaran yang lebih akurat.

Kemampuan Pengisian Massal

Perusahaan yang memiliki banyak nomor akan kesulitan jika harus melakukan pengisian satu per satu.

Vendor sebaiknya menyediakan fitur pengisian massal melalui:

• Unggah spreadsheet
• Dashboard
• API
• Sistem terjadwal
• Integrasi sistem internal

Pengisian massal membantu mengurangi pekerjaan manual dan risiko salah input.

Namun, sistem tersebut juga perlu memiliki fitur validasi.

Sebelum transaksi diproses, sistem sebaiknya dapat mendeteksi:

• Nomor ganda
• Format nomor salah
• Provider tidak sesuai
• Produk tidak tersedia
• Kolom kosong
• Saldo tidak mencukupi
• Nilai total transaksi

Halaman konfirmasi juga penting agar petugas dapat memeriksa ringkasan sebelum melanjutkan.

Vendor yang hanya menerima file tanpa memberikan hasil pemeriksaan dapat meningkatkan risiko kesalahan.

Kejelasan Status Transaksi

Status transaksi harus ditampilkan dengan bahasa yang mudah dipahami.

Beberapa status yang umum adalah:

• Menunggu
• Diproses
• Berhasil
• Gagal
• Dikembalikan
• Dalam pemeriksaan

Procurement perlu memastikan bahwa setiap transaksi memiliki nomor referensi dan waktu yang tercatat.

Vendor juga harus dapat menjelaskan kapan transaksi dianggap tertunda dan kapan dapat diproses ulang.

Jangan memilih vendor yang hanya memberikan informasi “sudah diproses” tanpa rincian per nomor.

Dalam transaksi massal, sebagian nomor dapat berhasil sementara sebagian lainnya gagal. Perusahaan membutuhkan laporan detail agar dapat melakukan tindak lanjut secara tepat.

Laporan yang Lengkap dan Mudah Diolah

Laporan menjadi bagian penting bagi procurement, General Affairs, keuangan, dan manajemen.

Vendor sebaiknya menyediakan laporan yang dapat diunduh dalam format yang mudah diolah, seperti spreadsheet.

Informasi yang idealnya tersedia meliputi:

• Nomor tujuan
• Nama pengguna atau perangkat
• Provider
• Produk
• Harga
• Tanggal dan waktu
• Nomor referensi
• Status
• Keterangan kegagalan
• Nilai pengembalian
• Divisi
• Pusat biaya

Laporan juga perlu dapat difilter berdasarkan periode, provider, status, dan unit kerja.

Jika laporan hanya tersedia dalam bentuk gambar atau PDF yang sulit diolah, tim internal akan kembali melakukan pekerjaan manual.

Vendor yang memahami kebutuhan corporate seharusnya menyediakan data yang mudah direkonsiliasi.

Kemudahan Rekonsiliasi

Procurement perlu memastikan bahwa data pesanan, transaksi, invoice, dan pembayaran dapat dicocokkan.

Rekonsiliasi membantu perusahaan mengetahui:

• Jumlah transaksi yang diajukan
• Jumlah transaksi berhasil
• Jumlah transaksi gagal
• Total nilai berhasil
• Total pengembalian
• Biaya layanan
• Nilai invoice
• Saldo akhir

Vendor perlu memiliki sistem mutasi yang transparan jika menggunakan deposit.

Setiap perubahan saldo harus memiliki keterangan, waktu, dan nomor referensi.

Hindari vendor yang melakukan penyesuaian saldo secara manual tanpa riwayat yang jelas. Hal tersebut dapat menimbulkan selisih dan menyulitkan pemeriksaan.

Kejelasan Harga

Harga harus disampaikan secara terbuka.

Procurement perlu mengetahui apakah harga yang diberikan sudah mencakup:

• Nilai produk
• Biaya administrasi
• Biaya transaksi
• Biaya platform
• Biaya integrasi
• Biaya dukungan
• Pajak
• Biaya server
• Biaya laporan
• Biaya pemeliharaan

Jangan hanya membandingkan harga produk per nomor.

Vendor dengan harga sedikit lebih tinggi dapat memberikan nilai lebih besar jika laporannya lengkap, transaksi stabil, dan dukungannya responsif.

Sebaliknya, harga murah dapat menjadi mahal jika tim harus menghabiskan banyak waktu menangani kegagalan, mencocokkan data, atau mengejar dokumen.

Procurement sebaiknya menghitung total biaya kepemilikan, bukan hanya harga awal.

Struktur Diskon dan Harga Volume

Perusahaan dengan transaksi besar dapat meminta struktur harga berdasarkan volume.

Vendor dapat memberikan:

• Diskon berdasarkan jumlah transaksi
• Harga khusus per produk
• Potongan berdasarkan komitmen bulanan
• Skema rebate
• Harga khusus untuk kategori tertentu
• Biaya platform tetap

Namun, skema tersebut perlu dibuat sederhana.

Jangan memilih struktur harga yang terlihat menarik tetapi sulit diverifikasi.

Jika terdapat rebate, pastikan procurement memahami:

• Cara perhitungan
• Periode pembayaran
• Target minimum
• Produk yang dihitung
• Ketentuan pembatalan
• Dokumen pendukung

Semua ketentuan sebaiknya tercantum dalam perjanjian.

Dukungan Pelanggan yang Responsif

Dukungan menjadi sangat penting ketika transaksi berkaitan dengan operasional perusahaan.

Karyawan lapangan yang kehilangan akses data dapat kesulitan mengirim laporan. GPS kendaraan yang tidak aktif dapat mengganggu pemantauan armada. Nomor layanan pelanggan yang kehabisan pulsa dapat memengaruhi pelayanan.

Vendor perlu menyediakan saluran bantuan yang jelas, seperti:

• WhatsApp bisnis
• Email
• Sistem tiket
• Telepon
• Account manager
• Grup khusus corporate

Procurement perlu mengetahui jam layanan dan target waktu respons.

Bedakan pula antara pertanyaan biasa dan gangguan kritis. Masalah massal seharusnya mendapatkan penanganan lebih cepat.

Vendor yang baik tidak hanya cepat membalas, tetapi juga memberikan pembaruan sampai masalah selesai.

Memiliki Account Manager

Untuk kebutuhan corporate, keberadaan account manager dapat membantu koordinasi.

Account manager menjadi penghubung antara perusahaan dan vendor. Ia sebaiknya memahami kebutuhan pelanggan, struktur layanan, produk, kontrak, serta masalah yang sedang berjalan.

Namun, jangan hanya mengandalkan satu orang.

Vendor tetap perlu memiliki sistem tiket dan jalur eskalasi. Jika account manager sedang cuti atau tidak dapat dihubungi, layanan tidak boleh berhenti.

Procurement dapat menanyakan:

• Siapa kontak utama?
• Siapa kontak pengganti?
• Bagaimana prosedur eskalasi?
• Siapa yang menangani masalah teknis?
• Siapa yang menangani invoice?
• Siapa yang menangani kontrak?

Pembagian peran yang jelas akan mempermudah komunikasi.

Service Level Agreement yang Realistis

Vendor sebaiknya bersedia memberikan Service Level Agreement atau SLA.

SLA dapat mencakup:

• Waktu respons
• Waktu pemeriksaan
• Waktu pemulihan
• Waktu penerbitan laporan
• Waktu penerbitan invoice
• Penanganan gangguan massal
• Jadwal pemeliharaan
• Ketersediaan sistem
• Jalur eskalasi

SLA harus realistis dan dapat diukur.

Hindari janji seperti “transaksi selalu berhasil” atau “sistem tidak pernah mengalami gangguan”. Tidak ada layanan teknologi yang benar-benar bebas kendala.

Vendor yang profesional biasanya menjelaskan risiko secara terbuka dan memiliki prosedur ketika gangguan terjadi.

Keamanan Data

Vendor dapat menerima data nomor karyawan, perangkat, lokasi cabang, atau kendaraan operasional.

Data tersebut perlu dilindungi.

Procurement perlu menanyakan:

• Bagaimana data disimpan?
• Siapa yang dapat mengakses?
• Apakah data digunakan untuk promosi?
• Apakah data dibagikan kepada pihak lain?
• Berapa lama data disimpan?
• Bagaimana proses penghapusannya?
• Apakah akses dicatat?
• Apakah terdapat pembatasan hak akses?

Vendor tidak seharusnya menggunakan daftar nomor perusahaan untuk pemasaran tanpa persetujuan.

Perjanjian kerja sama juga sebaiknya memuat klausul kerahasiaan dan penggunaan data.

Keamanan Akun dan Dashboard

Jika vendor menyediakan dashboard, sistem perlu memiliki perlindungan yang memadai.

Beberapa fitur keamanan yang perlu diperiksa adalah:

• Kata sandi yang kuat
• Verifikasi dua langkah
• Pembatasan percobaan login
• Pengelolaan sesi
• Hak akses pengguna
• Riwayat aktivitas
• Notifikasi login
• Penguncian akun
• Pemulihan akun
• Pembatasan IP jika diperlukan

Perusahaan sebaiknya dapat membuat beberapa akun dengan peran berbeda.

Contohnya:

• Staf menyiapkan transaksi
• Atasan memberikan persetujuan
• Keuangan melihat invoice
• Manajemen melihat laporan
• Admin mengelola pengguna

Jangan menggunakan satu akun bersama untuk seluruh tim. Penggunaan akun bersama membuat aktivitas sulit ditelusuri.

Kemampuan Integrasi API

Perusahaan dengan transaksi besar dapat membutuhkan API agar sistem internal terhubung langsung dengan vendor.

Procurement tidak harus memahami seluruh detail teknis, tetapi perlu melibatkan tim teknologi informasi untuk menilai:

• Dokumentasi API
• Keamanan autentikasi
• Kecepatan respons
• Sistem callback
• Pencegahan transaksi ganda
• Batas permintaan
• Riwayat log
• Lingkungan pengujian
• Dukungan integrasi

Vendor yang baik seharusnya menyediakan dokumentasi dan bantuan teknis yang jelas.

Jangan langsung menggunakan API di sistem produksi. Lakukan pengujian dengan nilai dan jumlah transaksi terbatas terlebih dahulu.

Pencegahan Transaksi Ganda

Transaksi ganda merupakan risiko serius dalam pengisian pulsa dan paket data.

Masalah dapat terjadi ketika sistem internal tidak menerima respons, lalu mengirim ulang permintaan yang sebenarnya sudah diproses.

Vendor perlu memiliki mekanisme seperti nomor transaksi unik atau idempotency untuk mencegah permintaan yang sama diproses dua kali.

Procurement dapat meminta tim teknis memastikan bahwa setiap transaksi memiliki identitas unik.

Untuk pengisian melalui dashboard, sistem sebaiknya memberikan peringatan jika nomor dan produk yang sama baru saja diproses.

Pencegahan jauh lebih baik daripada mencoba membatalkan produk digital yang sudah berhasil.

Kapasitas Menangani Volume Besar

Vendor yang stabil untuk 20 transaksi belum tentu mampu menangani ribuan transaksi sekaligus.

Procurement perlu menanyakan kemampuan kapasitas, terutama jika perusahaan memiliki jadwal pengisian serentak.

Periksa:

• Jumlah transaksi yang dapat diproses
• Kecepatan antrean
• Kapasitas server
• Mekanisme pembagian beban
• Prosedur gangguan massal
• Waktu pemrosesan pengisian massal
• Sistem pemantauan

Jika perusahaan akan meningkatkan jumlah nomor secara bertahap, pastikan vendor dapat mengikuti pertumbuhan tersebut.

Sistem Backup dan Pemulihan

Riwayat transaksi, saldo, dan laporan merupakan data penting.

Vendor perlu memiliki sistem pencadangan dan pemulihan.

Procurement dapat menanyakan:

• Seberapa sering backup dilakukan?
• Apakah backup disimpan di lokasi terpisah?
• Berapa lama data dapat dipulihkan?
• Apa yang terjadi jika server utama gagal?
• Apakah terdapat rencana pemulihan bencana?
• Bagaimana memastikan saldo tetap konsisten?

Vendor tidak harus membuka seluruh detail infrastrukturnya. Namun, mereka harus mampu menjelaskan prosedur dasarnya secara meyakinkan.

Dokumen Perusahaan yang Lengkap

Vendor corporate sebaiknya memiliki identitas badan usaha yang jelas.

Procurement dapat meminta dokumen seperti:

• Akta atau dokumen pendirian
• Nomor Induk Berusaha
• NPWP
• Informasi rekening perusahaan
• Alamat kantor
• Identitas penanggung jawab
• Surat penawaran
• Dokumen pendukung lainnya sesuai kebutuhan

Rekening pembayaran sebaiknya sesuai dengan nama badan usaha atau dijelaskan secara resmi.

Kelengkapan dokumen membantu proses verifikasi dan mengurangi risiko bekerja sama dengan pihak yang tidak jelas.

Kemampuan Menyediakan Invoice dan Faktur Pajak

Bagian keuangan membutuhkan dokumen yang rapi.

Vendor perlu menjelaskan apakah dapat menyediakan:

• Invoice
• Kwitansi
• Bukti pembayaran
• Rekap transaksi
• Faktur pajak jika berlaku
• Dokumen pendukung lain

Procurement juga perlu memastikan waktu penerbitan dokumen.

Jangan menunggu akhir periode baru mengetahui bahwa vendor tidak dapat memberikan format yang dibutuhkan perusahaan.

Contoh invoice dan laporan sebaiknya diperiksa sebelum kontrak ditandatangani.

Fleksibilitas Metode Pembayaran

Setiap perusahaan memiliki kebijakan pembayaran berbeda.

Vendor dapat menawarkan:

• Deposit
• Pembayaran di muka
• Invoice bulanan
• Termin
• Virtual account
• Transfer bank
• Pembayaran berdasarkan penggunaan

Procurement perlu memilih metode yang sesuai dengan kebijakan keuangan dan risiko perusahaan.

Jika menggunakan deposit, tentukan saldo minimum dan batas saldo.

Jika menggunakan invoice, sepakati periode penagihan, tanggal jatuh tempo, serta prosedur apabila terdapat selisih.

Metode yang fleksibel dapat membantu, tetapi tetap harus memiliki kontrol yang jelas.

Transparansi Saldo Deposit

Jika perusahaan menggunakan saldo, seluruh mutasi harus dapat diperiksa.

Dashboard sebaiknya menampilkan:

• Saldo awal
• Deposit masuk
• Pengurangan transaksi
• Pengembalian
• Penyesuaian
• Saldo akhir
• Nomor referensi
• Waktu transaksi

Setiap perubahan saldo harus memiliki keterangan.

Procurement perlu menghindari sistem yang memungkinkan vendor mengubah saldo tanpa riwayat.

Saldo deposit memiliki nilai keuangan dan harus diperlakukan seperti data transaksi penting.

Penanganan Transaksi Gagal

Vendor harus memiliki kebijakan yang jelas mengenai transaksi gagal.

Procurement perlu mengetahui:

• Kapan transaksi dinyatakan gagal?
• Apakah saldo otomatis dikembalikan?
• Berapa lama pengembalian dilakukan?
• Apakah transaksi dapat diproses ulang?
• Siapa yang melakukan pemeriksaan?
• Dokumen apa yang dibutuhkan?
• Bagaimana status dilaporkan?

Jangan langsung mengulang transaksi yang masih diproses.

Vendor harus membantu memastikan status akhir sebelum transaksi dikirim kembali.

Kebijakan tertulis akan mengurangi perbedaan pemahaman antara perusahaan dan vendor.

Prosedur Gangguan Massal

Gangguan operator dapat memengaruhi banyak nomor sekaligus.

Vendor yang baik seharusnya memiliki prosedur komunikasi untuk kondisi tersebut.

Informasi yang perlu disampaikan antara lain:

• Produk yang terdampak
• Provider yang terdampak
• Waktu mulai gangguan
• Status pemeriksaan
• Anjuran sementara
• Perkembangan penanganan
• Status pemulihan

Procurement perlu menilai bagaimana vendor memberikan informasi ketika terjadi masalah.

Vendor yang diam atau sulit dihubungi saat gangguan dapat membuat tim internal menghadapi banyak komplain tanpa penjelasan.

Kemampuan Menyediakan Paket Roaming

Jika perusahaan memiliki karyawan yang sering bepergian ke luar negeri, vendor sebaiknya memiliki produk roaming.

Periksa:

• Negara yang tercakup
• Masa aktif
• Jumlah kuota
• Pembagian kuota
• Provider yang didukung
• Waktu aktivasi
• Negara transit
• Dukungan teknis
• Cara memeriksa kuota

Vendor juga perlu menjelaskan kapan masa aktif dimulai.

Aktivasi yang terlalu awal dapat membuat paket berkurang sebelum karyawan tiba di negara tujuan.

Untuk perjalanan dinas, vendor yang mampu memberikan rekomendasi berdasarkan negara dan durasi akan lebih membantu daripada sekadar memberikan daftar produk.

Dukungan untuk Perangkat GPS dan IoT

Kebutuhan telekomunikasi perusahaan tidak selalu berupa nomor karyawan.

Kartu SIM dapat digunakan pada:

• GPS kendaraan
• Modem
• Router
• Kamera
• Mesin absensi
• Sensor
• Perangkat pemantauan
• Sistem notifikasi

Vendor perlu memahami bahwa perangkat tersebut memiliki pola penggunaan berbeda.

Paket dengan kuota kecil dan masa aktif stabil dapat lebih sesuai dibandingkan paket konsumen biasa.

Vendor yang baik dapat membantu memilih produk berdasarkan kebutuhan perangkat, bukan memaksakan paket besar yang tidak terpakai.

Kemampuan Menyesuaikan Laporan dengan Pusat Biaya

Perusahaan sering membutuhkan laporan berdasarkan:

• Divisi
• Cabang
• Proyek
• Kendaraan
• Departemen
• Pusat biaya
• Jenis perangkat

Vendor yang mampu menambahkan kolom referensi perusahaan akan membantu proses rekonsiliasi.

Sebagai contoh, setiap nomor dapat dikaitkan dengan kode karyawan atau kode aset.

Dengan begitu, bagian keuangan tidak perlu mencocokkan nomor secara manual setiap bulan.

Reputasi dan Referensi Pelanggan

Procurement perlu memeriksa pengalaman vendor dalam melayani pelanggan corporate.

Minta informasi mengenai:

• Lama beroperasi
• Jenis pelanggan
• Volume yang pernah ditangani
• Pengalaman proyek serupa
• Referensi pelanggan
• Contoh laporan
• Studi kasus

Namun, jangan hanya mengandalkan testimoni pada materi pemasaran.

Jika memungkinkan, hubungi referensi pelanggan secara langsung. Tanyakan kualitas layanan setelah kontrak berjalan, bukan hanya pengalaman saat proses penjualan.

Kesediaan Mengikuti Proses Vendor Management

Perusahaan dapat memiliki proses vendor management yang mencakup evaluasi, audit, penilaian risiko, dan pembaruan dokumen.

Vendor sebaiknya bersedia mengikuti proses tersebut.

Procurement dapat menilai:

• Kecepatan memberikan dokumen
• Keterbukaan menjawab pertanyaan
• Kemampuan memenuhi persyaratan
• Ketepatan laporan
• Kedisiplinan invoice
• Tindak lanjut evaluasi

Vendor yang baik tidak hanya aktif sebelum kontrak, tetapi tetap kooperatif setelah kerja sama berjalan.

Kesediaan Menandatangani Perjanjian Kerja Sama

Kerja sama perlu memiliki dokumen tertulis yang menjelaskan:

• Ruang lingkup
• Harga
• Masa kontrak
• Metode pembayaran
• SLA
• Perlindungan data
• Kerahasiaan
• Dukungan
• Penanganan kegagalan
• Pengakhiran kerja sama
• Penyelesaian perselisihan
• Kepemilikan data
• Prosedur pemindahan layanan

Janji penting dari tenaga penjualan harus dituangkan ke dalam dokumen.

Jangan hanya mengandalkan percakapan melalui WhatsApp.

Kemudahan Mengakhiri atau Memindahkan Layanan

Procurement juga perlu memikirkan kondisi ketika kerja sama harus dihentikan.

Tanyakan:

• Bagaimana saldo tersisa dikembalikan?
• Apakah laporan lama tetap dapat diakses?
• Apakah data dapat diekspor?
• Berapa lama proses penghentian?
• Apakah terdapat biaya penalti?
• Bagaimana penyelesaian transaksi tertunda?
• Bagaimana data perusahaan dihapus?

Vendor yang baik tidak mempersulit pelanggan yang ingin berpindah, selama seluruh kewajiban telah diselesaikan.

Kejelasan ini penting agar perusahaan tidak terjebak pada satu penyedia tanpa pilihan.

Kemampuan Menyediakan Pelatihan

Tim internal perlu memahami cara menggunakan dashboard, mengunggah data, memeriksa status, dan membuat laporan.

Vendor sebaiknya menyediakan pelatihan kepada:

• Procurement
• General Affairs
• Keuangan
• Administrator
• Tim teknologi informasi
• Pengguna tertentu

Pelatihan dapat dilakukan melalui pertemuan, video, dokumen, atau panduan langkah demi langkah.

Vendor juga perlu memberikan pembaruan jika terdapat perubahan sistem.

Sistem yang bagus tidak akan memberikan manfaat maksimal jika pengguna tidak memahami cara mengoperasikannya.

Kemudahan Penggunaan Dashboard

Dashboard harus memiliki fungsi yang lengkap, tetapi tetap mudah digunakan.

Perhatikan apakah petugas dapat:

• Mencari nomor
• Melihat saldo
• Mengunggah file
• Memeriksa status
• Mengunduh laporan
• Memfilter transaksi
• Melihat invoice
• Mengelola akun
• Memeriksa mutasi

Hindari dashboard yang terlalu rumit atau menggunakan istilah teknis tanpa penjelasan.

Lakukan uji coba bersama calon pengguna internal. Jangan hanya membiarkan tim teknologi informasi yang menilai, karena staf procurement dan GA akan menggunakannya dalam pekerjaan sehari-hari.

Kemampuan Beradaptasi dengan Pertumbuhan Perusahaan

Kebutuhan perusahaan dapat berubah.

Jumlah karyawan dapat bertambah, cabang baru dibuka, kendaraan bertambah, atau sistem internal mulai membutuhkan API.

Vendor sebaiknya mampu mengikuti perubahan tersebut.

Tanyakan apakah vendor dapat mendukung:

• Penambahan nomor
• Penambahan pengguna dashboard
• Penambahan provider
• Integrasi API
• Laporan khusus
• Transaksi lebih besar
• Paket internasional
• Pengelolaan banyak cabang

Jangan memilih vendor yang hanya sesuai untuk kebutuhan saat ini, tetapi sulit dikembangkan.

Vendor Cadangan Tetap Perlu Dipertimbangkan

Meskipun perusahaan telah memilih vendor utama, procurement sebaiknya memiliki rencana cadangan.

Gangguan dapat terjadi pada sistem vendor, supplier, atau operator.

Vendor cadangan dapat digunakan untuk:

• Kebutuhan darurat
• Produk yang tidak tersedia
• Pembanding harga
• Gangguan massal
• Pengisian mendesak

Namun, penggunaan banyak vendor juga harus dikendalikan agar laporan tidak kembali tersebar.

Tetapkan vendor utama dan vendor cadangan dengan fungsi yang jelas.

Hindari Ketergantungan kepada Satu Orang

Kerja sama tidak boleh hanya bergantung pada satu tenaga penjualan atau account manager.

Pastikan perusahaan memiliki:

• Kontak layanan resmi
• Email perusahaan vendor
• Sistem tiket
• Kontak teknis
• Kontak keuangan
• Kontak eskalasi

Jika orang tertentu pindah atau tidak aktif, hubungan kerja sama harus tetap berjalan.

Hal yang sama berlaku dari sisi internal. Perusahaan sebaiknya tidak memberikan seluruh pengetahuan dan akses hanya kepada satu staf.

Lakukan Evaluasi Vendor secara Berkala

Kualitas vendor dapat berubah.

Vendor yang baik pada awal kerja sama belum tentu tetap memberikan performa yang sama setelah beberapa bulan.

Procurement perlu melakukan evaluasi berdasarkan indikator seperti:

• Tingkat keberhasilan transaksi
• Kecepatan pemrosesan
• Waktu respons
• Jumlah komplain
• Ketepatan laporan
• Ketepatan invoice
• Stabilitas dashboard
• Penyelesaian masalah
• Harga
• Kepatuhan dokumen

Evaluasi dapat dilakukan bulanan, triwulanan, atau semesteran.

Gunakan data, bukan hanya kesan pribadi.

Jangan Menilai Hanya dari Presentasi

Presentasi vendor biasanya menampilkan sisi terbaik layanan.

Procurement perlu melakukan pemeriksaan lebih dalam.

Minta:

• Akun demo
• Contoh laporan
• Contoh invoice
• Uji transaksi
• Dokumentasi API
• Prosedur gangguan
• Referensi pelanggan
• Draft SLA
• Struktur biaya

Libatkan tim terkait dalam penilaian.

Procurement menilai kontrak dan harga. Keuangan menilai invoice dan rekonsiliasi. Teknologi informasi menilai keamanan serta integrasi. General Affairs menilai kemudahan operasional.

Pendekatan bersama akan menghasilkan keputusan yang lebih seimbang.

Tanda-Tanda Vendor yang Perlu Diwaspadai

Beberapa tanda yang perlu diperhatikan antara lain:

• Harga terlalu murah tanpa penjelasan
• Tidak bersedia memberikan demo
• Tidak memiliki laporan per nomor
• Sulit menjelaskan status transaksi
• Tidak memiliki dokumen usaha yang jelas
• Menggunakan rekening pribadi tanpa alasan resmi
• Tidak menjelaskan keamanan data
• Tidak memiliki SLA
• Sulit dihubungi setelah pembayaran
• Menghindari pembahasan transaksi gagal
• Menjanjikan seluruh transaksi selalu berhasil
• Tidak bersedia memberikan perjanjian
• Meminta deposit terlalu besar sejak awal

Satu kekurangan mungkin masih dapat diperbaiki. Namun, jika banyak hal penting tidak transparan, procurement sebaiknya tidak terburu-buru melanjutkan kerja sama.

Kesalahan yang Sering Dilakukan Procurement

Kesalahan tidak selalu berasal dari vendor.

Procurement juga dapat membuat proses menjadi kurang efektif jika:

• Tidak memetakan kebutuhan
• Hanya memilih harga termurah
• Tidak melibatkan pengguna
• Tidak melakukan uji coba
• Tidak memeriksa format laporan
• Tidak membahas perlindungan data
• Tidak memiliki SLA
• Menempatkan deposit terlalu besar
• Tidak memperbarui daftar nomor
• Tidak melakukan evaluasi
• Tidak menyiapkan vendor cadangan
• Tidak memeriksa proses pengakhiran kontrak

Pemilihan vendor perlu dilakukan berdasarkan kebutuhan, risiko, dan nilai jangka panjang.

Membangun Hubungan Kerja Sama yang Manusiawi

Hubungan antara perusahaan dan vendor tidak hanya berjalan melalui kontrak dan angka.

Di balik sistem terdapat tim yang menangani transaksi, laporan, invoice, dan gangguan. Komunikasi yang terbuka akan membantu kedua pihak menyelesaikan masalah dengan lebih baik.

Perusahaan perlu menyampaikan kebutuhan secara jelas. Vendor juga perlu jujur mengenai kemampuan dan keterbatasannya.

Ketika terjadi gangguan, tujuan utama seharusnya bukan mencari pihak yang dapat disalahkan, tetapi memulihkan layanan dan mencegah masalah berulang.

Namun, pendekatan manusiawi bukan berarti mengabaikan tanggung jawab.

Setiap masalah tetap perlu dicatat, dievaluasi, dan ditindaklanjuti berdasarkan kesepakatan.

Memilih Vendor yang Memberikan Nilai Jangka Panjang

Kriteria vendor telekomunikasi untuk procurement tidak berhenti pada harga produk.

Procurement perlu melihat stabilitas transaksi, kelengkapan provider, kemampuan pengisian massal, kualitas laporan, keamanan data, dukungan teknis, dokumen perusahaan, dan fleksibilitas sistem.

Vendor yang tepat mampu membantu perusahaan mengurangi pekerjaan manual, mempercepat pengisian, serta membuat biaya komunikasi lebih mudah dikendalikan.

Lakukan uji coba sebelum kerja sama dalam skala besar. Periksa transaksi, dashboard, laporan, invoice, dan kualitas dukungan.

Pastikan seluruh janji penting dituangkan dalam perjanjian dan SLA.

Jangan lupa membahas kepemilikan data, saldo tersisa, serta proses jika perusahaan ingin menghentikan atau memindahkan layanan.

Menjadikan Procurement Lebih Rapi dan Strategis

Pemilihan vendor telekomunikasi yang tepat dapat memberikan dampak lebih besar daripada yang terlihat.

Karyawan menerima paket data tepat waktu. Perangkat operasional tetap terhubung. Tim General Affairs tidak harus melakukan pengisian satu per satu. Bagian keuangan mendapatkan laporan yang mudah diperiksa.

Procurement juga dapat mengendalikan biaya dan mengevaluasi penggunaan berdasarkan data.

Vendor terbaik bukan selalu vendor dengan harga paling rendah. Vendor terbaik adalah vendor yang mampu memenuhi kebutuhan perusahaan secara stabil, transparan, aman, dan berkelanjutan.

Ketika vendor dapat diandalkan, tim internal memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada pekerjaan yang lebih strategis.

Pada akhirnya, pengadaan telekomunikasi bukan hanya tentang membeli pulsa atau paket data. Pengadaan ini berkaitan dengan kelancaran komunikasi, produktivitas karyawan, pemantauan perangkat, pelayanan pelanggan, dan kesinambungan operasional.

Dengan kriteria yang jelas dan proses evaluasi yang objektif, procurement dapat memilih mitra yang tidak hanya menjual produk, tetapi juga membantu perusahaan bekerja lebih teratur, efisien, dan terpercaya.