Perjalanan umroh bukan hanya membutuhkan persiapan tiket, hotel, transportasi, perlengkapan, dan dokumen keberangkatan. Ada satu kebutuhan lain yang semakin penting bagi jamaah selama berada di Arab Saudi, yaitu akses komunikasi dan internet.
Jamaah membutuhkan internet untuk berkomunikasi dengan keluarga di Indonesia, menerima informasi dari tour leader, menggunakan aplikasi pesan, membuka peta, mencari informasi, hingga membagikan dokumentasi perjalanan. Bagi sebagian orang, koneksi internet bahkan sudah menjadi kebutuhan sejak pesawat mendarat.
Kondisi tersebut membuka peluang bagi biro perjalanan umroh untuk menyediakan paket roaming sebagai layanan tambahan.
Tujuannya tidak harus sekadar mendapatkan keuntungan dari penjualan paket data. Dari sisi pelayanan, biro dapat membantu jamaah mempersiapkan kebutuhan komunikasi sebelum keberangkatan sehingga mereka tidak perlu mencari solusi sendiri ketika sudah berada di luar negeri.
Namun, cara menawarkannya juga perlu diperhatikan.
Jika paket roaming hanya ditawarkan seperti menjual produk tambahan, jamaah mungkin tidak melihat manfaatnya. Sebaliknya, jika dijelaskan sebagai bagian dari persiapan perjalanan, layanan tersebut akan terasa lebih relevan.
Lalu, bagaimana cara menawarkan paket roaming sebagai layanan tambahan biro umroh agar tetap natural dan memberikan manfaat kepada jamaah?
Pahami Dahulu Kebutuhan Internet Jamaah
Sebelum menawarkan paket, biro perlu memahami bahwa kebutuhan setiap jamaah dapat berbeda.
Ada jamaah yang hanya membutuhkan internet untuk WhatsApp dan komunikasi dengan keluarga. Ada yang aktif melakukan video call. Sebagian lainnya mungkin sering mengunggah foto dan video selama perjalanan.
Kebutuhan tersebut juga dapat dipengaruhi usia, kebiasaan penggunaan smartphone, serta durasi perjalanan.
Karena itu, hindari pendekatan yang seolah-olah semua jamaah membutuhkan paket yang sama.
Biro dapat menyediakan beberapa pilihan sederhana berdasarkan kebutuhan.
Misalnya paket untuk komunikasi ringan, penggunaan reguler, dan penggunaan data yang lebih tinggi.
Pilihan tidak harus terlalu banyak. Justru terlalu banyak paket dapat membuat jamaah bingung.
Yang penting adalah perbedaannya mudah dipahami.
Sesuaikan Paket dengan Durasi Program Umroh
Durasi merupakan salah satu pertimbangan utama dalam memilih paket roaming.
Program umroh dapat memiliki lama perjalanan yang berbeda. Ada program yang relatif singkat dan ada pula perjalanan yang berlangsung lebih lama karena itinerary tertentu.
Paket data sebaiknya mempunyai masa aktif yang mencakup periode jamaah berada di luar negeri.
Jika perjalanan berlangsung sembilan hari tetapi paket hanya aktif tujuh hari, jamaah berpotensi kehilangan akses internet menjelang kepulangan.
Sebaliknya, memilih masa aktif yang jauh lebih panjang dari perjalanan belum tentu diperlukan jika membuat biaya menjadi lebih tinggi.
Karena itu, biro dapat mengelompokkan pilihan paket berdasarkan durasi program.
Informasi yang sebaiknya dijelaskan meliputi:
- Masa aktif paket.
- Kuota yang diperoleh.
- Negara yang tercakup.
- Ketentuan penggunaan.
- Waktu aktivasi.
- Cara mengecek penggunaan jika tersedia.
Dengan informasi tersebut, jamaah dapat memilih berdasarkan kebutuhan perjalanan, bukan hanya berdasarkan harga.
Tawarkan Sejak Jamaah Melakukan Pendaftaran
Jangan menunggu sampai hari keberangkatan untuk memperkenalkan paket roaming.
Informasi dapat diberikan sejak jamaah melakukan pendaftaran.
Pada tahap tersebut, biro biasanya sudah menjelaskan berbagai fasilitas yang termasuk dan tidak termasuk dalam paket umroh.
Paket roaming dapat ditempatkan sebagai layanan opsional.
Misalnya pada daftar layanan tambahan tersedia pilihan seperti perlengkapan tertentu, kebutuhan perjalanan, dan paket internet internasional.
Pendekatan ini membuat jamaah memiliki cukup waktu untuk mempertimbangkan.
Mereka juga dapat membandingkan apakah lebih nyaman menggunakan paket roaming dari nomor yang sudah dimiliki atau memilih solusi komunikasi lainnya.
Yang penting, berikan pilihan secara transparan.
Gunakan Bahasa yang Mudah Dipahami Jamaah
Tidak semua jamaah memahami istilah telekomunikasi.
Istilah seperti roaming, FUP, jaringan partner, masa aktif, atau aktivasi internasional mungkin terasa membingungkan bagi sebagian orang.
Karena itu, komunikasi sebaiknya dibuat sederhana.
Daripada hanya menampilkan nama teknis produk, jelaskan manfaatnya.
Misalnya:
“Paket internet untuk digunakan selama perjalanan umroh di Arab Saudi.”
Kemudian berikan informasi mengenai kuota, masa aktif, harga, dan cara penggunaannya.
Jika terdapat ketentuan tertentu, jelaskan dengan bahasa yang mudah dipahami.
Tujuannya bukan membuat jamaah memahami seluruh aspek teknis jaringan, tetapi memastikan mereka mengetahui produk apa yang dibeli dan bagaimana menggunakannya.
Jadikan Paket Roaming Bagian dari Checklist Keberangkatan
Salah satu cara paling natural menawarkan paket roaming adalah memasukkannya ke dalam checklist persiapan.
Misalnya biro mempunyai daftar:
- Paspor dan dokumen perjalanan.
- Perlengkapan ibadah.
- Obat pribadi.
- Uang atau metode pembayaran.
- Smartphone dan charger.
- Kebutuhan internet selama perjalanan.
- Kontak tour leader.
Pada bagian kebutuhan internet, biro dapat menjelaskan beberapa pilihan yang tersedia.
Dengan cara tersebut, paket roaming tidak terasa seperti promosi yang muncul secara tiba-tiba.
Jamaah memahami bahwa koneksi internet memang merupakan salah satu hal yang perlu dipersiapkan sebelum keberangkatan.
Manfaatkan Kegiatan Manasik untuk Memberikan Edukasi
Manasik merupakan salah satu kesempatan yang baik untuk memberikan informasi praktis kepada jamaah.
Selain membahas ibadah dan perjalanan, biro dapat memberikan panduan mengenai komunikasi selama berada di Arab Saudi.
Tidak perlu menjadi sesi penjualan yang panjang.
Cukup jelaskan beberapa hal dasar.
Misalnya bagaimana menghubungi tour leader, penggunaan grup WhatsApp selama perjalanan, apa yang harus dilakukan jika terpisah dari rombongan, serta bagaimana mempersiapkan akses internet.
Setelah konteksnya jelas, biro dapat menginformasikan bahwa tersedia paket roaming bagi jamaah yang ingin menyiapkan internet sebelum berangkat.
Pendekatan edukatif seperti ini biasanya lebih nyaman karena jamaah terlebih dahulu memahami manfaatnya.
Jelaskan Manfaat Menggunakan Nomor yang Sudah Dimiliki
Salah satu alasan seseorang mempertimbangkan roaming adalah tetap menggunakan nomor yang sudah digunakan di Indonesia.
Nomor tersebut mungkin sudah terhubung dengan WhatsApp, keluarga, pekerjaan, atau berbagai akun lainnya.
Bagi jamaah tertentu, hal ini memberikan kenyamanan.
Mereka tidak perlu langsung mengganti nomor untuk kebutuhan komunikasi dasar.
Namun, jangan memberikan janji yang terlalu umum karena ketentuan layanan dapat berbeda berdasarkan operator dan produk.
Jelaskan sesuai informasi paket yang memang tersedia.
Jika terdapat pengaturan tertentu yang perlu dilakukan pada smartphone, sediakan panduan sederhana agar jamaah tidak kesulitan ketika sudah berada di luar negeri.
Sediakan Beberapa Pilihan, Jangan Terlalu Banyak
Semakin banyak pilihan tidak selalu membuat pelanggan semakin mudah mengambil keputusan.
Bayangkan jamaah diberikan daftar 20 paket dengan kombinasi kuota, masa aktif, dan harga yang berbeda.
Bagi orang yang terbiasa membandingkan paket internet, mungkin tidak menjadi masalah. Namun, bagi jamaah lain, informasi tersebut justru membingungkan.
Biro dapat melakukan kurasi.
Misalnya berdasarkan tiga kebutuhan:
Pilihan Hemat
Cocok untuk penggunaan komunikasi ringan seperti chat dan kebutuhan dasar.
Pilihan Reguler
Ditujukan untuk penggunaan internet sehari-hari selama perjalanan.
Pilihan Lebih Besar
Untuk jamaah yang mempunyai kebutuhan data lebih tinggi.
Kategori tersebut hanya contoh. Penamaan dan detail paket dapat disesuaikan dengan produk yang tersedia.
Tujuannya adalah membantu jamaah mengambil keputusan dengan lebih cepat.
Berikan Informasi Harga Secara Transparan
Harga merupakan salah satu pertanyaan pertama yang biasanya ditanyakan.
Karena itu, tampilkan harga dengan jelas.
Hindari membuat jamaah harus bertanya berkali-kali hanya untuk mengetahui total biaya.
Jika terdapat biaya tambahan tertentu, sampaikan sejak awal.
Transparansi penting karena paket roaming merupakan layanan tambahan. Jamaah perlu mengetahui bahwa layanan tersebut berada di luar fasilitas utama jika memang tidak termasuk dalam paket perjalanan.
Informasi yang jelas juga membantu staf biro.
Mereka tidak harus memberikan penjelasan harga yang berbeda kepada setiap jamaah.
Jangan Memaksa Jamaah Membeli
Paket roaming sebaiknya diposisikan sebagai pilihan.
Sebagian jamaah mungkin sudah memiliki paket internasional sendiri. Ada yang memilih membeli SIM lokal, menggunakan Wi-Fi hotel, atau menggunakan metode komunikasi lainnya.
Hal tersebut perlu dihargai.
Tugas biro adalah memberikan informasi dan kemudahan bagi jamaah yang membutuhkan.
Pendekatan yang terlalu agresif justru dapat membuat layanan tambahan terasa seperti biaya tersembunyi.
Gunakan komunikasi sederhana:
“Kami menyediakan pilihan paket roaming untuk jamaah yang ingin mempersiapkan internet sebelum keberangkatan.”
Setelah itu, jelaskan produk dan biarkan jamaah memilih.
Buat Form Pemesanan yang Sederhana
Jika satu rombongan terdiri dari puluhan jamaah, pesanan sebaiknya tidak hanya dicatat melalui percakapan WhatsApp satu per satu.
Buat sistem pencatatan sederhana.
Data yang mungkin dibutuhkan antara lain:
- Nama jamaah.
- Nomor telepon.
- Operator.
- Paket yang dipilih.
- Tanggal keberangkatan.
- Status pembayaran.
- Status pengisian.
- Keterangan jika ada.
Informasi tersebut membantu tim memastikan tidak ada pesanan yang terlewat.
Untuk biro dengan jumlah keberangkatan yang masih sedikit, spreadsheet dapat digunakan.
Jika volume sudah besar, proses dapat dikembangkan menjadi sistem yang lebih terpusat.
Tentukan Batas Waktu Pemesanan
Salah satu kesalahan yang dapat membuat operasional menjadi berantakan adalah menerima seluruh pesanan pada menit terakhir.
Misalnya rombongan berangkat besok pagi tetapi puluhan jamaah baru meminta paket pada malam sebelumnya.
Tim harus memeriksa nomor, pembayaran, produk, dan transaksi dalam waktu yang sangat terbatas.
Karena itu, tentukan batas waktu.
Contohnya, pemesanan paket roaming ditutup beberapa hari sebelum keberangkatan.
Dengan begitu, biro memiliki waktu untuk:
- Mengumpulkan data jamaah.
- Memeriksa nomor.
- Memastikan paket yang dipilih.
- Memeriksa pembayaran.
- Memproses transaksi.
- Memastikan statusnya.
- Memberikan panduan penggunaan.
Batas waktu membuat pelayanan lebih terorganisir.
Pastikan Nomor Jamaah Dicatat dengan Benar
Kesalahan nomor merupakan masalah yang harus dihindari dalam produk digital.
Satu digit yang salah dapat menyebabkan transaksi masuk ke nomor berbeda atau gagal diproses.
Karena itu, jangan hanya mengandalkan staf untuk mengetik ulang nomor dari percakapan.
Jika memungkinkan, minta jamaah mengisi nomor melalui form sehingga data dapat langsung masuk ke daftar.
Tetap lakukan pengecekan sebelum transaksi.
Pastikan nomor sesuai dengan operator dan benar-benar merupakan nomor yang akan digunakan selama perjalanan.
Siapkan Panduan Aktivasi yang Sederhana
Setelah membeli paket, jamaah perlu mengetahui apa yang harus dilakukan.
Beberapa orang mungkin sudah terbiasa menggunakan roaming. Namun, jamaah lain mungkin baru pertama kali menggunakan internet di luar negeri.
Buat panduan singkat.
Misalnya menjelaskan kapan paket aktif, apakah data roaming pada smartphone perlu diaktifkan, bagaimana memilih jaringan jika diperlukan, serta siapa yang dapat dihubungi jika terjadi kendala.
Panduan dapat diberikan melalui WhatsApp atau dokumen digital.
Gunakan screenshot jika memang membantu.
Semakin sederhana panduannya, semakin sedikit pertanyaan yang harus dijawab staf ketika rombongan sudah berada di Arab Saudi.
Tentukan Penanggung Jawab untuk Layanan Roaming
Jangan sampai seluruh staf menerima pertanyaan tetapi tidak ada yang mengetahui siapa yang bertanggung jawab.
Tentukan satu bagian atau beberapa orang yang menangani layanan roaming.
Mereka sebaiknya memahami proses pemesanan, produk, pengecekan transaksi, serta prosedur ketika terjadi kendala.
Jika tour leader juga perlu mengetahui informasi dasar, berikan panduan kepada mereka sebelum keberangkatan.
Dengan pembagian tanggung jawab yang jelas, penanganan masalah menjadi lebih cepat.
Siapkan Prosedur Jika Paket Mengalami Kendala
Produk telekomunikasi tetap memiliki kemungkinan mengalami kendala.
Karena itu, biro perlu mempunyai prosedur sederhana.
Misalnya jamaah melaporkan internet tidak dapat digunakan.
Tim tidak harus langsung menyimpulkan bahwa paket gagal.
Lakukan pengecekan bertahap seperti:
- Apakah transaksi sudah berhasil?
- Apakah paket sudah memasuki masa aktif?
- Apakah data roaming pada perangkat sudah aktif?
- Apakah perangkat mendapatkan jaringan?
- Apakah terdapat pengaturan yang perlu disesuaikan?
- Apakah kendala terjadi pada satu jamaah atau banyak pengguna?
Jika masalah memang berasal dari layanan, eskalasikan kepada mitra atau supplier sesuai prosedur.
Dengan alur seperti ini, tim tidak kebingungan ketika menerima laporan.
Paket Roaming Dapat Dijadikan Add-On atau Bagian dari Paket Umroh
Biro tidak harus menggunakan satu model penjualan.
Ada beberapa pendekatan yang dapat dipertimbangkan.
Pertama, paket roaming dijual sebagai add-on. Jamaah membayar secara terpisah jika ingin menggunakannya.
Kedua, paket roaming dimasukkan sebagai fasilitas pada paket umroh tertentu.
Misalnya paket perjalanan dengan kelas layanan lebih tinggi sudah termasuk fasilitas internet.
Ketiga, biro dapat menjadikannya sebagai bonus pada periode promosi tertentu.
Setiap model mempunyai konsekuensi biaya dan positioning yang berbeda.
Jika dijadikan fasilitas, biaya paket perlu dihitung dalam struktur harga perjalanan.
Jika dijual sebagai add-on, harga dan ketentuannya perlu dijelaskan secara terpisah.
Jangan Hanya Melihat Margin Penjualan
Menjual paket roaming memang dapat memberikan tambahan pendapatan.
Namun, nilainya bagi biro tidak hanya berasal dari margin.
Ada nilai pelayanan yang juga perlu diperhatikan.
Jamaah mendapatkan solusi internet sebelum keberangkatan. Tim dapat memberikan panduan yang lebih terstruktur. Tour leader lebih mudah berkomunikasi dengan rombongan yang memiliki akses internet.
Karena itu, jangan hanya memilih produk berdasarkan selisih harga terbesar.
Pertimbangkan juga kestabilan layanan, kemudahan proses, dukungan ketika terjadi kendala, dan kesesuaian dengan kebutuhan jamaah.
Produk dengan margin sedikit lebih rendah tetapi prosesnya lebih mudah dikelola terkadang memberikan pengalaman yang lebih baik.
Evaluasi Setelah Setiap Keberangkatan
Setelah rombongan kembali ke Indonesia, lakukan evaluasi.
Tidak perlu membuat survei yang panjang.
Tanyakan kepada beberapa jamaah mengenai pengalaman menggunakan paket.
Apakah aktivasi mudah? Apakah kuota mencukupi? Apakah masa aktif sesuai perjalanan? Apakah panduan mudah dipahami?
Tim internal juga perlu memberikan masukan.
Periksa berapa banyak jamaah yang membeli, kendala yang paling sering terjadi, pertanyaan yang banyak diajukan, serta berapa lama staf menangani proses tersebut.
Informasi ini dapat digunakan untuk memperbaiki layanan pada keberangkatan berikutnya.
Jika biro mempunyai keberangkatan rutin setiap bulan, perbaikan kecil yang dilakukan secara konsisten akan membuat proses semakin matang.
Jadikan Paket Roaming sebagai Bagian dari Pengalaman Pelayanan Jamaah
Memahami cara menawarkan paket roaming sebagai layanan tambahan biro umroh bukan sekadar menentukan harga kemudian mengirimkan katalog kepada jamaah.
Mulailah dari kebutuhan perjalanan.
Jamaah membutuhkan komunikasi dengan keluarga, koordinasi dengan rombongan, serta akses informasi selama berada di Arab Saudi. Biro dapat membantu mempersiapkan kebutuhan tersebut sebelum keberangkatan.
Tawarkan paket sejak tahap persiapan, masukkan ke dalam checklist perjalanan, dan jelaskan kembali ketika manasik. Berikan beberapa pilihan yang sederhana berdasarkan durasi dan kebutuhan penggunaan.
Pada sisi operasional, pastikan data jamaah dicatat dengan rapi. Tentukan batas pemesanan, periksa nomor sebelum transaksi, simpan status pengisian, dan berikan panduan aktivasi yang mudah dipahami.
Yang tidak kalah penting, jangan memposisikan paket roaming sebagai sesuatu yang harus dibeli semua jamaah.
Biarkan layanan tersebut menjadi pilihan.
Sebagian orang mungkin sudah mempunyai solusi internet sendiri. Namun, bagi jamaah yang menginginkan proses lebih praktis, keberadaan layanan roaming dari biro dapat memberikan kemudahan tambahan.
Jika dikelola dengan baik, paket roaming tidak hanya menjadi produk tambahan yang menghasilkan pendapatan. Layanan tersebut dapat menjadi bagian kecil dari pengalaman perjalanan yang lebih terorganisir.
Bagi biro umroh, pelayanan sering kali justru terasa dari hal-hal seperti ini. Jamaah tidak harus memikirkan semuanya sendiri karena beberapa kebutuhan praktis sudah dipersiapkan dan dijelaskan sebelum keberangkatan.
Dengan pendekatan tersebut, paket roaming dapat berkembang menjadi layanan tambahan yang relevan, mudah ditawarkan, dan tetap berorientasi pada kenyamanan jamaah.
